วาดขั้นตอนงานจริงก่อนดูรายการเมนู
ธุรกิจเหล็กแต่ละแบบมีขั้นตอนไม่เหมือนกัน ร้านวัสดุก่อสร้างอาจเน้นขายหน้าร้าน สต็อก และรับเข้า ส่วนโรงรีดเมทัลชีทต้องเพิ่มคอยล์ ลอน งานผลิต แผนงาน เศษวัสดุ และการปิดงานผลิต การเลือกโปรแกรมจึงควรเริ่มจากงานที่ต้องทำทุกวัน
ใน Soft Steel มีหน้าสำหรับใบเสนอราคา ใบสั่งขาย งานผลิต สต็อก คลัง ใบส่งของ และงานชำระเงินในรายละเอียดบิล การประเมินควรถามว่างานเหล่านี้เกี่ยวกับธุรกิจเราหรือไม่ มากกว่าการนับจำนวนเมนูรวม
- ถ้าเริ่มจากขาย ให้เช็คใบเสนอราคาและใบสั่งขายก่อน
- ถ้ามีโรงงาน ให้เช็คงานผลิต แผนงาน และปิดงานผลิต
- ถ้ามีหลายคลัง ให้เช็คคลัง สต็อก และใบเบิกให้ละเอียด
วางสิทธิ์ผู้ใช้ก่อนส่งระบบให้ทีม
แอพมือถือไม่ได้เปิดทุกงานให้ทุกบัญชีโดยอัตโนมัติ สิทธิ์ผู้ใช้เป็นตัวกำหนดว่าบัญชีเห็นใบเสนอราคา ใบสั่งขาย ผลิต ขนส่ง หรือสต็อกได้หรือไม่ รวมถึงแยกสิทธิ์สร้าง แก้ไข ยกเลิก และรับชำระบางส่วน
จุดนี้สำคัญกับธุรกิจที่มีเซลล์ แอดมิน คลัง และโรงงาน เพราะแต่ละกลุ่มไม่ควรมีอำนาจเหมือนกันทั้งหมด การวางสิทธิ์ก่อนเริ่มใช้งานช่วยลดการแก้เอกสารผิดคนและลดความเสี่ยงเรื่องเงิน
- แยกสิทธิ์ดูงานออกจากสิทธิ์แก้ไข
- แยกสิทธิ์รับชำระเงินจากสิทธิ์ดูใบสั่งขาย
- ตรวจเมนูมือถือหลังเลือกสาขาและบัญชีจริง
ดูแพ็กเกจจากหมวดสินค้าที่ต้องใช้
หมวดสต็อกบนมือถือขึ้นกับแพ็กเกจและฟีเจอร์ที่เปิด เช่น หมวดสินค้าทั่วไปมักกว้างกว่าหมวดเฉพาะทาง ส่วนหมวดคอยล์ วัสดุ PU/PE ฉนวน PE ฟอยล์ โฟม และฟิล์มควรถูกตรวจตามแพ็กเกจจริงก่อนเริ่มใช้งาน
ดังนั้นถ้าธุรกิจต้องคุมคอยล์และวัสดุเมทัลชีท ควรถามให้ชัดว่าแพ็กเกจที่เลือกเปิดหมวดเหล่านี้หรือไม่ ถ้าขายเฉพาะสินค้าสำเร็จรูปหรือเหล็กบางประเภท ขอบเขตการใช้งานอาจต่างกัน
- ระบุหมวดสินค้าที่ต้องใช้ก่อนคุยแพ็กเกจ
- ถามว่ามือถือเห็นหมวดเดียวกับเว็บหรือไม่
- อย่าเหมาว่าทุกแพ็กเกจมีทุกหมวดสต็อก
เริ่มใช้เป็นช่วงเพื่อให้ทีมปรับตัว
สำหรับร้านที่ยังใช้เอกสารกระดาษหรือ spreadsheet อยู่ การย้ายทุกงานพร้อมกันอาจทำให้ข้อมูลแกว่ง ควรเริ่มจากขั้นตอนที่เจ็บที่สุด เช่น ใบเสนอราคาไปใบสั่งขาย หรือสต็อกล็อต แล้วค่อยขยายไปผลิต รับชำระ และจัดส่ง
เมื่อทีมเริ่มชิน ให้ใช้ข้อมูลจากบิล รายการรับเงิน ใบส่งของ และงานผลิตเป็นฐานเดียวกัน เจ้าของกิจการจะดูภาพรวมได้ดีขึ้นโดยไม่ต้องถามหลายทีมซ้ำ
- เริ่มจากขั้นตอนที่ทำซ้ำทุกวันและผิดพลาดบ่อย
- อบรมจากบทบาทจริง ไม่ใช่อบรมทุกเมนูพร้อมกัน
- ตรวจข้อมูลช่วงแรกจากเลขเอกสารและสถานะงาน
ขอบเขตของบทความนี้
บทความนี้เขียนจากขั้นตอนที่ตรวจกลับกับระบบ Soft Steel แล้ว ขอบเขตจริงของแต่ละธุรกิจยังขึ้นกับแพ็กเกจ สิทธิ์ผู้ใช้ สาขา และการตั้งค่าที่เปิดใช้งาน
