แยกช่วงเอกสารก่อนเริ่มขายจริง
ใบเสนอราคาเหมาะกับช่วงที่ทีมขายกำลังคุยสเปค ราคา จำนวน และเงื่อนไขกับลูกค้า ส่วนใบสั่งขายหรือบิลขายควรเป็นเอกสารหลังลูกค้ายืนยันแล้ว การแยกสองช่วงนี้ช่วยให้ทีมหน้าร้านไม่ดึงงานที่ยังไม่ปิดการขายไปเป็นภาระของผลิตหรือคลังเร็วเกินไป
ใน Soft Steel ฝั่งเว็บแยกหน้ารายการ สร้าง แก้ไข และรายละเอียดของใบเสนอราคาออกจากใบสั่งขาย จึงควรวางขั้นตอนภายในร้านให้ใช้เอกสารแต่ละชนิดตามสถานะงานจริง
- ใช้ใบเสนอราคาเมื่อยังต้องแก้ราคา สเปค หรือเงื่อนไข
- ใช้ใบสั่งขายเมื่อเป็นงานที่ลูกค้ายืนยันและต้องเดินต่อ
- หลีกเลี่ยงการสร้างเอกสารซ้ำหลายรอบโดยไม่มีเลขอ้างอิงชัดเจน
ย้ายงานที่ปิดแล้วเข้าใบสั่งขาย
เมื่อใบเสนอราคาถูกยืนยัน ขั้นตอนที่ควรทำคือสร้างใบสั่งขายจากใบเสนอราคา เพื่อให้ข้อมูลขายเดินต่อไปยังบิลขายและรายละเอียดเอกสารได้เป็นระบบกว่าเดิม วิธีนี้ควรใช้แทนการให้พนักงานเปิดบิลใหม่จากความจำ
การทำแบบนี้เหมาะกับร้านที่มีหลายคนจับงานเดียวกัน เช่น เซลล์คุยราคา แอดมินตรวจเอกสาร ทีมผลิตรอรายการ และเจ้าของดูยอดขาย ทุกคนควรเห็นว่าเอกสารอยู่ช่วงไหน ไม่ใช่ตีความจากข้อความในไลน์หรือชื่อไฟล์
- ลดโอกาสรายการสินค้าไม่ตรงกันระหว่างใบเสนอราคาและบิลขาย
- ช่วยให้ทีมผลิตหรือคลังตามจากเอกสารที่ยืนยันแล้ว
- ทำให้การตรวจประวัติเอกสารง่ายขึ้นเมื่อมีการแก้ไขภายหลัง
มือถือควรเปิดเฉพาะงานที่บัญชีมีสิทธิ์
แอพ Soft Steel มีหน้าสำหรับใบเสนอราคา ใบสั่งขาย รายละเอียดเอกสาร และฟอร์มเอกสาร แต่ไม่ได้แปลว่าทุกบัญชีจะเห็นทุกอย่างเหมือนกัน สิทธิ์ผู้ใช้เป็นตัวกำหนดว่าใครดู สร้าง แก้ไข ยกเลิก หรือรับชำระได้
สำหรับเจ้าของกิจการ จุดสำคัญคืออย่าวางมือถือเป็นช่องทางดูอย่างเดียวโดยไม่ตั้งสิทธิ์ เพราะทีมขายบางคนอาจต้องสร้างใบเสนอราคา แต่ไม่ควรรับชำระเงิน หรือบางคนอาจดูใบสั่งขายได้แต่ไม่ควรยกเลิกเอกสาร
- สิทธิ์ดูใบเสนอราคาและสิทธิ์สร้างใบเสนอราคาเป็นคนละเรื่อง
- สิทธิ์ดูใบสั่งขายและสิทธิ์รับชำระเงินถูกตรวจแยกกัน
- ถ้าบัญชีไม่มีสิทธิ์ งานนั้นไม่ควรถูกนำเสนอเป็นเมนูหลักบนมือถือ
Checklist สั้น ๆ สำหรับทีมขายร้านเหล็ก
ก่อนเริ่มใช้งานจริง ควรตกลงคำเรียกเอกสารและจังหวะเปลี่ยนสถานะให้ชัดเจน เช่น ใบเสนอราคายังไม่ใช่งานผลิต ใบสั่งขายคือเอกสารที่ต้องตามต่อ และงานรับชำระต้องมีสิทธิ์เฉพาะคนที่รับผิดชอบเงิน
ถ้าร้านมีทั้งงานเมทัลชีท เหล็กเส้น สินค้าสำเร็จรูป และบริการ ให้ทีมขายแยกประเภทสินค้าในบิลให้ถูกตั้งแต่ต้น เพราะข้อมูลเดียวกันจะถูกใช้ต่อในรายละเอียดเอกสารและงานหลังบ้าน
- กำหนดว่าใครสร้างใบเสนอราคา ใครอนุมัติ และใครสร้างใบสั่งขาย
- กำหนดว่าเอกสารแบบใดถึงส่งต่อให้ผลิตหรือคลัง
- ตรวจสิทธิ์มือถือก่อนให้ทีมขายออกไปใช้งานหน้างาน
ขอบเขตของบทความนี้
บทความนี้เขียนจากขั้นตอนที่ตรวจกลับกับระบบ Soft Steel แล้ว ขอบเขตจริงของแต่ละธุรกิจยังขึ้นกับแพ็กเกจ สิทธิ์ผู้ใช้ สาขา และการตั้งค่าที่เปิดใช้งาน
