แยกแท็บชำระเงินออกจากสรุปบิล
ในรายละเอียดบิลฝั่งเว็บมีแท็บสรุป เอกสาร ชำระเงิน และจัดส่งสำหรับเอกสารที่เข้าเงื่อนไข แท็บชำระเงินแสดงยอดรับชำระ ยอดค้าง เปอร์เซ็นต์รับชำระ และประวัติรายการรับเงิน
การแยกแท็บแบบนี้ช่วยให้ทีมไม่ต้องค้นข้อมูลรับเงินจากข้อความในหมายเหตุหรือรายการสินค้า ถ้าลูกค้าถามว่ายังเหลือยอดเท่าไร คนที่มีสิทธิ์ดูบิลควรเปิดดูยอดรับแล้วและยอดค้างในที่เดียว
- ดูยอดรวม ยอดรับแล้ว และยอดค้างในแท็บ payment
- ดูประวัติรับชำระจากรายการ payment logs
- ใช้แท็บ document สำหรับประวัติเอกสารแทนการปนกับรายการรับเงิน
เก็บหลักฐานการรับเงินให้เปิดดูได้
ฝั่งเว็บรองรับการแสดงรูปหลักฐานการรับเงิน ข้อมูลนี้เหมาะกับงานโอนเงินหรือเช็คที่ต้องแนบภาพประกอบการตรวจสอบ
บนมือถือ หน้ารับชำระรองรับวิธีเงินสด โอน และเช็ค โดยวิธีที่ไม่ใช่เงินสดมีช่องทางใช้รูปหลักฐานการรับเงิน และผู้ใช้ต้องมีสิทธิ์รับชำระก่อนบันทึกเงิน
- เงินสดไม่จำเป็นต้องมีรูปหลักฐานในขั้นตอนมือถือ
- โอนและเช็คควรแนบรูปหรือข้อมูลประกอบ
- ผู้ใช้ต้องมีสิทธิ์รับชำระเงินก่อนจึงบันทึกจากมือถือได้
แยกงานส่งของจากงานรับเงิน
แท็บจัดส่งในรายละเอียดบิลฝั่งเว็บแสดงข้อมูลใบส่งของ ความคืบหน้าจำนวนจัดส่ง วันที่จัดส่ง และปุ่มงานที่เกี่ยวข้องเมื่อมีสิทธิ์หรือข้อมูลพร้อม
แอพมือถือมีส่วนงานขนส่งและใบส่งของ เมนูขนส่งจะแสดงเมื่อบัญชีได้รับสิทธิ์ และทีมสามารถเปิดรายการใบส่งของเพื่อดูรายละเอียดต่อได้
- แยกคำถามว่า “จ่ายหรือยัง” ออกจาก “ส่งหรือยัง”
- ดูความคืบหน้าจัดส่งจากแท็บ delivery เมื่อเอกสารมีข้อมูลจัดส่ง
- เปิดงานขนส่งบนมือถือเฉพาะบัญชีที่มีสิทธิ์
วิธีใช้ให้ทีมหน้าร้านตอบลูกค้าได้เร็ว
ทีมหน้าร้านควรใช้เลขเอกสารเดียวกันในการตอบคำถามลูกค้า แล้วเปิดดูสถานะจากแท็บที่ตรงกับคำถาม ถ้าถามเรื่องเงินให้เปิด payment ถ้าถามเรื่องเอกสารให้เปิด document ถ้าถามเรื่องส่งของให้เปิด delivery
การจัดแบบนี้ทำให้แต่ละทีมไม่ต้องตีความจากการแชทหรือจำจากสลิปที่ส่งแยก เมื่อข้อมูล payment log และใบส่งของอยู่กับบิลเดียวกัน เจ้าของกิจการตรวจย้อนหลังได้ง่ายขึ้น
- กำหนดให้ทีมใช้เลขบิลหรือเลขใบส่งของในการค้นหา
- แนบรูปหลักฐานเมื่อรับเงินนอกเงินสด
- อย่าใช้สถานะจ่ายเงินแทนสถานะจัดส่ง เพราะเป็นคนละงาน
ขอบเขตของบทความนี้
บทความนี้เขียนจากขั้นตอนที่ตรวจกลับกับระบบ Soft Steel แล้ว ขอบเขตจริงของแต่ละธุรกิจยังขึ้นกับแพ็กเกจ สิทธิ์ผู้ใช้ สาขา และการตั้งค่าที่เปิดใช้งาน
